Wat er op je factuur moet staan en wanneer je er überhaupt een moet sturen

Twee vragen die door elkaar lopen. Moet ik een factuur sturen en wat moet erop staan? Het antwoord op de eerste verrast de meeste cursusmakers.

Dit artikel is een uitleg, geen fiscaal advies. Voor je eigen situatie kijk je met je boekhouder.

Aan consumenten hoef je geen factuur te sturen

De factuurplicht staat in artikel 34c van de Wet op de omzetbelasting 1968. Die geldt voor leveringen aan andere ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn. Verkoop je een cursus aan een particulier, dan is er geen wettelijke plicht om een factuur uit te reiken.

Dat betekent niet dat je niets moet sturen. Een bevestiging met wat er gekocht is en wat het kostte, is gewoon nette dienstverlening en het scheelt je vragen achteraf. Maar het hoeft geen factuur te heten en het hoeft niet aan de eisen hieronder te voldoen.

Zodra er een zakelijke koper langskomt (en dat gebeurt vaker dan je denkt bij trainingen), verandert dat. Dan is een factuur verplicht en telt de hele lijst.

De verplichte gegevens

Artikel 35a van dezelfde wet somt in de onderdelen a tot en met q op wat erop moet. Dat zijn zeventien punten, waarvan er een aantal alleen in bijzondere gevallen spelen. In gewone taal:

• De datum waarop je de factuur uitreikt
• Een opeenvolgend factuurnummer, dus geen gaten en geen willekeur
• Jouw btw-identificatienummer
• Het btw-identificatienummer van je klant, als je de btw verlegt of levert aan een ander EU-land
• De volledige naam en het volledige adres van jou én van je klant
• Wat je geleverd hebt: de aard en de omvang van de dienst
• De datum waarop je geleverd hebt, als die afwijkt van de factuurdatum
• Het bedrag per tarief, de prijs per eenheid zonder btw en eventuele kortingen
• Het toegepaste btw-tarief
• Het btw-bedrag zelf
• De vermelding btw verlegd als dat van toepassing is
• Bij een vrijstelling of een levering naar een ander EU-land: de aanduiding daarvan

Is het bedrag van de factuur niet hoger dan 100 euro, dus het totaal inclusief btw, dan mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens. Dat staat in artikel 34d. Die uitzondering geldt niet bij een levering naar een ander EU-land.

De Belastingdienst noemt in zijn praktijklijst ook het KvK-nummer. Dat staat niet in de wet, maar het is gebruikelijk en het kost je niets.

De termijn die bijna niemand kent

Je moet de factuur uitreiken uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na die waarin je geleverd hebt. Lever je op 3 maart, dan heb je tot 15 april. Dat is ruimer dan de meeste mensen denken, maar het is wel een harde termijn.

Bij vooruitbetalingen ligt het anders: dan factureer je vóór het moment waarop het bedrag opeisbaar is.

Verkoop je aan een zakelijke klant in een ander EU-land

Dan verlegt de btw naar de afnemer. Op je factuur staat dan geen btw, wel beide btw-identificatienummers en de woorden "btw verlegd". Dat mag ook in het Engels, Duits of Frans.

Twee dingen die daarbij horen en die vaak vergeten worden. Je moet het btw-identificatienummer van je klant controleren voordat je verlegt, via de Europese VIES-database. En je moet die dienst opgeven in je opgaaf intracommunautaire prestaties. Dat laatste geldt uitdrukkelijk ook voor diensten, niet alleen voor goederen.

Vergeet je die opgaaf, dan is de dienst zelf niet fout gefactureerd, maar je mist wel een verplichting waar de Belastingdienst op controleert.

Bewaren

De hoofdregel is zeven jaar, uit artikel 52 lid 4 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Je bewaart kopieën van wat je uitreikt én van wat je ontvangt. Je moet ervoor zorgen dat ze al die tijd leesbaar en onveranderd blijven.

Eén uitzondering die voor cursusverkoop relevant kan worden: gebruik je het eenloketsysteem voor verkopen aan consumenten in andere EU-landen, dan bewaar je die boekhouding tien jaar na afloop van het jaar waarin je de dienst verrichtte. Dat staat in artikel 28sj van de Wet op de omzetbelasting.

Waar het praktisch misgaat

Doorlopende nummering. Als je facturen door verschillende systemen worden gemaakt, bijvoorbeeld je afrekenpagina voor consumenten en je boekhoudpakket voor zakelijke klanten, ontstaan er twee reeksen die door elkaar lopen. Kies één reeks, of geef ze een duidelijk eigen prefix.

Adressen. Een e-mailadres is geen adres. Bij een zakelijke factuur moet er een echt vestigingsadres staan, van jou en van je klant.

En het adres van je eigen bedrijf op de site zelf. Verkoop je online, dan moet vindbaar zijn wie er achter de verkoop zit, met naam, adres en KvK-nummer. Dat is een aparte verplichting die los staat van de factuur. Het is een van de eerste dingen waar iemand op let die twijfelt of hij je vertrouwt.

Meer over wat er verandert zodra je over de grens verkoopt, staat in btw bij verkoop over de grens.

Bronnen

Gecontroleerd op 6 september 2026. Regels en tarieven veranderen; kijk bij twijfel de bron zelf na.

• Wet op de omzetbelasting 1968. Artikel 34c over wanneer je een factuur moet uitreiken, 34d over de vereenvoudigde factuur tot 100 euro, 34g over de vijftiende dag van de volgende maand, 35a over de zeventien verplichte vermeldingen en 28sj over de bewaartermijn bij de Unieregeling.
• Artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen. De bewaarplicht van zeven jaar.
• Belastingdienst: factuureisen
• Belastingdienst: administratie bewaren